FAQs - Ihre Fragen - unsere Antworten

Sie möchten wissen, welche Leistungen und Services die BIT GmbH Ihnen anbieten kann?

Egal, welche Fragen Sie haben - wir antworten Ihnen gern!
Die häufigsten Fragen haben wir Ihnen hier mit Antworten zusammengestellt.

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Ihr BIT - Team

 

Glossar

AM.exchange

AM.exchange ist ein Dateiformat, welches die DPAG für ein Datenaustauschverfahren voraussetzt.

Barcode

Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine maschinenlesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht. Barcodes können maschinell eingelesen und elektronisch weiterverarbeitet werden.

BOPS

BOPS ist eine von der BIT Brand Informations- und Telekommunikationslösungen GmbH entwickelte Software, die eine Steuerung und Optimierung komplexer Dokumentprozesse, wie Erstellung, Aufbereitung, Verarbeitung und Druck ermöglicht.

BZA

Briefzentrum Abgang. Mit der DPAG können zur Steigerung der Rabatte auf das Porto Teilleistungsverträge abgeschlossen werden. Die mit BZA gekennzeichneten Sendungen werden bundesweit versendet.

BZE

Briefzentrum Eingang. Mit der DPAG können zur Steigerung der Rabatte auf das Porto Teilleistungsverträge abgeschlossen werden. Die mit BZE gekennzeichneten Sendungen werden regional versendet.

Closed-Loop

Closed-Loop ist ein Verfahren, das sicherstellt, dass personalisierte Dokumente, wie z.B. Rechnungen, auch wirklich an den gewünschten Empfänger zugestellt werden. Hierbei wird durch einen kamerabasierten Soll/Ist-Abgleich und manuelle Scanvorgänge geprüft, ob der die Verarbeitung vom Druck bis hin zur Kuvertierung vollständig verlaufen ist, oder ob Reprints stattfinden müssen.

Codierung

Bei einer Codierung handelt es sich um eine eindeutige alphanumerische Zuordnung von Zeichen innerhalb eines Strichcodes/DataMatrix-Codes/QR-Codes.

DataMatrix-Code

Ein DataMatrix-Code dient, wie der übliche Barcode auch, als Informationsträger, welcher durch Scan identifiziert werden kann. Mit dem Unterschied, dass der DataMatrix-Code zweidimensional ausgerichtet ist und somit eine größere Informationsdichte besitzt. Er zeichnet sich optisch als Quadrat aus, welches wiederrum mit weiteren kleinen Quadraten und Rechtecken lückenhaft befüllt ist.

Dialogpost

Unter Dialogpost versteht man die Versandform eines Mailings (ab 4.000 Stk.) der DPAG. Bei der Dialogpost ist zu beachten, dass die sich hier befindlichen Bestandteile inhaltlich gleich sind. Es sind lediglich Abweichungen in Form von Personalisierungsinformationen gestattet.

Dialogpost Easy

Die Dialogpost Easy bezeichnet kleine Sendungsmengen (mind. 500 Stk.), welche einen größeren Kostenfaktor im Verhältnis zur klassischen Dialogpost darstellen.

DV-Freimachung

DV-Freimachung (Daten-Verarbeitungs-Freimachung) dient als eine Alternative zur üblichen Frankierung von Sendungen. Hier findet eine elektronische Erstellung jeglicher Versandinformationen (Lieferungsunterlagen, Entrichtung Portokosten etc.) statt. Die DV-Freimachung ist in dem Adressfenster gekennzeichnet. Da dies eine Aufwandreduzierung ermöglicht, können beim Versandt Nachlasse erzielt werden.

FTP

FTP (FileTransferProtokoll) ist ein Protokoll, das über separate Verbindungen die Möglichkeit bietet Daten zwischen dem Server und dem Nutzer zu übertragen.

GUI

GUI (graphical user interface) bezeichnet die Benutzeroberfläche eines Programms. Sie ist die Schnittstelle zwischen dem Computer und dessen Nutzer und soll die Steuerung anhand grafischer Aufstellung, wie Symbole, Buttons etc. ermöglichen.

Hybridpost

Hybridpost findet sich in einem Verfahren zur Koordination des Versandweges wieder. Dabei unterliegt eine Sendung zunächst dem digitalen Versand bis hin zur Druck- und Kuvertierverarbeitung, welche (im Idealfall) bereits in der Zielregion stattfindet und von dort aus einen kurzen Versandweg aufweist.

Inkjetdruck

Beim Inkjet-Verfahren handelt es sich um einen berührlosen Druck, welcher lediglich durch Tintendüsen erfolgt (Weitere Möglichkeit: Wachsdruck). Hieraus ergibt sich die Möglichkeit hintereinander verschiedene Informationen zu drucken.

Integrity Check

Integrity Check bezeichnet die Prüfung der Vollständigkeit in Bezug auf jeden einzelnen Prozessschritt (Bei der BIT Prozessschritte hinsichtlich des Dokumentmanagements).

ISO-Zertifizierungen

Unter der Abkürzung ISO versteht man International Organization for Standardization. Zertifizierungen der ISO besagen, dass ein Unternehmen sein Qualitätsmanagement durch unabhängige Dritte hat prüfen lassen und nach normgerechten Kriterien der ISO erfüllt hat.

Mailing

Bei einem Mailing handelt es sich um ein Instrument des Direktmarketings, welches in Form eines Massenversands von Werbematerial (Flyer, Prospekte, Kataloge etc.) einhergeht.

OMR-Code

Ein OMR-Code (Optical Mark Recognition-Code) ist eine auf Papier aufgebrachte Information, welche mit computertechnischer Hilfe erkannt wird. Sie dienen z.B. der Steuerung von Kuvertiermaschinen. (s. Barcode)

OCR-Code

Ein OCR-Code (Optical Character Recognition-Code) ist ähnlich dem OMR-Code, mit dem Unterschied, dass der OCR-Code die reine Texterkennung fokussiert. (s. Barcode)

Offset-Druck

Der Offsetdruck ist ein Flachdruckverfahren, welches innerhalb der verschiedenen Farbtürme mit Vorlagen arbeitet. Eine Personalisierung ist hierbei ausgeschlossen.

Outputmanagement

Outputmanagement ist der gesamte Be- und Verarbeitungsprozess von Dokumenten und dessen Komponenten, die dazu beitragen das Dokument vom Sender zum Empfänger zu transferieren. Dies beinhaltet z.B. den Versand, die Steuerung, Aufbereitung, Kontrolle sowohl auf digitalem als auch analogem Weg.

Response-Verarbeitung

Eine Response-Verarbeitung ist dann von Notwendigkeit, wenn der Sender seinem Mailing beispielsweise eine Karte für ein Gewinnspiel beigefügt hat und der Empfänger diese ausgefüllt zurückschickt. Diese Einsendungen müssen ausgewertet werden.

Sendungskonsolidierung

Unter der klassischen Konsolidierung wird das Zusammenfassen von Dingen definiert. Im Versand beschreibt man damit das Zusammenstellen einer Gesamtlieferung. Sogenannte Konsolidierer an Zustellern bündeln mehrere Sendungen, welche sie anschließend ausliefern.

Transaktionsdruck

Ein Transaktionsdruck bedient Transaktionen zwischen Sender und Empfänger, wie z.B. Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Transpromotion / White Space Print

Bei einer Transpromotion werden Werbebotschaften auf übrige weiße Flächen von Transaktionsdrucken platziert, weshalb hier auch der Begriff „White Space Print“ gängig ist.

Vario

Vario ist eine erweiterte Form der Dialogpost, welche nur eingeschränkt der vorgeschriebenen Inhaltsgleichheit unterliegt. Bei einem Vario-Mailing muss lediglich ein Bestandteil der Sendung (z.B. ein Flyer) gleich sein, während sich weitere Bestandteile unterscheiden dürfen.

VarioPlus

VarioPlus ist eine Reichweiten-Erweiterung zum Standard-Vario und schließt internationale Sendungen mit ein.

White Paper Production

White Paper Produktion stellt eine ausschließlich digitale Druckvorgehensweise dar, in der man unabhängig von Vorlagen (z.B. Vorlagen bedruckt mit Firmenlogos) auf reinem weißen Papier individuell produzieren kann.

BOPS

1. Kann BOPS gemietet werden?

Ja! Gerne können wir Ihnen BOPS auch als Mietmodell vorstellen.

2. Können nur einzelne Module erworben werden?

Generell muss immer die Basis von BOPS erworben werden. Welche Module dann lizenziert werden ist frei wählbar.

Es gibt jedoch Module die zusammenhängen.

Unsere Ansprechpartner beraten Sie gerne!

3. Gibt es die Möglichkeit aufbereitete Daten auch digital zu versenden?

Ja! Nach der Verarbeitung der Daten kann hinterlegt werden, welche Sendung per Brief und welche digital verschickt werden soll.

Transaktionsdruck

1. Können Rechnungen auch farbig gedruckt werden?

Ja!
Durch unseren Digitaldrucker haben wir die Möglichkeit alle Rechnungen (Simplex/Duplex) in Vollfarbe (4/4) zu drucken. Wenn gewünscht kann dabei auf jeder Rechnung beispielsweise ein anderes Diagramm abgebildet werden.

2. Für welche Branchen druckt die BIT derzeit Rechnungen?

Versicherungen, Stadtwerke, Energiedienstleister, Versanddienstleister.

Das Outsourcing des Rechnungsdrucks kann für jedes Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen sinnvoll sein.

P.S.
Wir drucken natürlich auch Zahlungserinnerungen, Mahnungen uvm.

3. Wie geht die BIT mit Datenschutz um?

Da wir täglich mit hochsensiblen Daten arbeiten, ist uns Datenschutz sehr wichtig.

Unsere Zertifizierung nach ISO 27001 bestätigt dies! Gerne können Sie sich vor Ort von unserem Unternehmen einen eigenen Eindruck verschaffen.

4. Werden alle Tätigkeiten des Rechnungsdrucks an einem Standort durchgeführt?

Ja! Nur so können wir gewährleisten, dass alle sicherheitsrelevanten Merkmale eingehalten werden.

Von der Datenannahme des Kunden bis hin zur Kuvertierung findet in unserem Haus ein nachvollziehbarer Prozess statt.

Mailing

1. Welche Datenformate können bei BIT angenommen und verarbeitet werden?

Wir können jedes Datenformat von unserem Kunden verarbeiten wie:

PDF, AFP, CSV, XML

Sie verwenden andere Daten und Dateiformate, welche hier nicht aufgeführt sind? Kein Problem, sprechen Sie uns einfach an oder schreiben uns eine E-Mail.

2. Gibt es die Möglichkeit Portokosten zu optimieren?

Ja! Wir haben die Möglichkeit Ihre Sendungen über Dialogpost zu versenden oder DV-Freimachung zu nutzen.

Des Weiteren arbeiten wir mit der IQ-Letternet zusammen. Hierrüber haben Sie die Möglichkeit Ihre Sendungen über alternative Postdienstleister zu versenden. Dies spart zusätzlich Kosten.

3. Was bedeutet Aufbereitung der Adressdaten?

Wir prüfen Ihre Daten auf:

  • Richtigkeit
  • Dubletten
  • Versandoptimierung (Leitregionen etc.)
4. Welche Briefumschläge können verarbeitet werden?

Kuvertformate

Dabei sind die Fenster der Umschläge beliebig wählbar.

5. Wie viele Blätter passen in einen Umschlag?

Dies hängt von unterschiedlichen Faktoren wie Papier, Größe des Blattes etc. ab.

Unsere Ansprechpartner beraten Sie gerne!

6. Was bedeutet personalisiert?

Personalisiert bedeutet generell, dass die Anschrift vom Kunden individuell angepasst und in das Layout eingefügt werden kann.
Mit BIT haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, auch Ihr gesamtes Mailing zu personalisieren wie zum Beispiel:

  • Grafiken an jeden einzelnen Kunden anpassen
  • Individuelle Werbung für jedes einzelne Blatt
  • Alles in Ihrer Wunschfarbe

Rund um den Brief

1. Was ist ein ZL - Rabatt?

Die Freimachung Ihrer Sendung mittels Freimachungsvermerk "ZL" ist eine auf die Dialogpost zugeschnittene Alternative zur DV-Freimachung.
Bei dem ZL-Rabatt wird ein entsprechender Vermerk auf die Sendung gedruckt.

!!!   Bitte beachten, der ZL Rabatt verfällt ab den 01-01-2017   !!!

2. Was ist DV - Freimachung?

 

Die DV-Freimachung wird bei größeren Brief- oder Katalogsendungen genutzt. 
Die DV-Freimachung wird direkt auf das Dokument aufgebracht.

Portokosten werden bei diesem Verfahren elektronisch entrichtet.

!!!   Wichtig   !!!
Wenn Sie diese Art der Freimachung verwenden möchten, benötigen Sie eine Genehmigung von der Deutschen Post AG (kurz DPAG) für Ihr Unternehmen.

Sie haben hierzu Fragen? Unsere BIT Experten beraten Sie gerne, einfach eine E-Mail an vertrieb@bit-online.de

3. Kann ich weiterhin Portokosten sparen?

Natürlich!

Wir bieten Ihnen zwei Alternativen an:

Sie schicken uns Ihre Daten und wir machen Ihre Sendungen DV-Frei oder frankieren diese.
Sie haben Fragen hierzu? Unsere BIT Experten beraten Sie gerne, einfach E-Mail an:

vertrieb@bit-online.de

Oder Sie können unsere Software BOPS DV-Frei erwerben und verarbeiten Ihre Sendungen eigenständig.
Sie haben Fragen hierzu? Unsere BOPS Experten beraten Sie gerne, einfach E-Mail an:

bops@bit-online.de

Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden, mit beiden Lösungen sparen Sie weiterhin effektiv Portokosten.