BOPS – die optimale Software für Ihren Briefversand

Sie wollen in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten – und das möglichst einfach, sicher und schnell? Dann haben wir für Sie die perfekte Lösung!

Setzen Sie auf unsere Output Management Software BOPS

BOPS ist ein von BIT entwickeltes modulares System, welches den gesamten Prozess des Output Managements abdeckt. Die Aufbereitung Ihrer Datenströme und Personalisierungsdaten wird zentral gesteuert und für die datenbankgestützte Verarbeitung ablaufgerecht vorbereitet. Verschicken Sie Ihre Dokumente übersichtlich und kontrolliert – egal ob digital oder analog – ob an Bestands- oder Neukunden.


Von der Analyse über die Datenaufbereitung bis hin zum Versand – alle relevanten Informationen in einer Datenbank

Mithilfe der Output Management Software BOPS realisieren Sie eine optimierte Produktionssteuerung Ihrer Daten, Druck- und Versandprozesse.

Es ergeben sich mehrere entscheidene Vorteile für Sie

  • Zukunftsorientiertes Arbeiten durch das Vereinen von digitalem und analogem Versand
  • Hohe Transparenz durch präzise Nachverfolgung der Verarbeitungsschritte
  • Kostenreduzierung durch Prozessoptimierung (z.B. Sortierung nach verschiedenen Kriterien wie PLZ, Straße, Hausnummer, Kuvertform, Versandart oder Postdienstleister)
  • Umfassende Kostenübersicht für alle Prozessschritte
  • Hohe Sicherheit durch die Verschlüsselung aller Druckdaten
  • Einfache Handhabung der Software, dank einer klar strukturierten Benutzeroberfläche

Eine Software, die Ihren Anforderungen entspricht

Teilen Sie uns mit, welche Anforderungen Sie an das Output Management haben. Wir unterbreiten Ihnen ein unverbindliches Angebot und zeigen Ihnen, wie Sie in Zukunft mit BOPS bei Ihrem Rechnungsversand erheblich Zeit, Geld und Arbeitsaufwand sparen.

BOPS regelt Ihre Prozesse: einfach – schnell – sicher.

 

Sie möchten noch mehr über die Output Management Software BOPS erfahren? Hier finden Sie eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Module samt ihrer Funktionen und einem Anwenderbericht.

Analyse

Ob AFP-, PCL-, PDF-, XML- oder CSV-Datenformate – so wie Sie arbeiten, arbeitet auch Ihre Produktionslösung.

Der generierte Druckdatenstrom wird für die nachstehende Verarbeitung zunächst analysiert. Dabei erfolgt die Sortierung der Daten nach der gewünschten Reihenfolge und Darstellung sowie (optional) ein Abgleich der Soll-Mengen mit den gelieferten Ist-Daten. Ungewünschte Informationen, wie beispielsweise die Ansteuerung eines Papierschachtes, können dabei automatisch entfernt werden.

Vorteile der Analyse:

  • Nutzung verschiedener Datenformate möglich
  • Aufbereitung der Daten bezüglich Reihenfolge und Darstellung
  • Entfernung von ungewünschten Steuerbefehlen
  • Ergänzung von Zusatzinformationen
Anreicherung

Sie möchten Ihr Anschreiben mit weiteren Daten füllen?

Das BOPS-Modul „Anreicherung“ verschafft Ihnen die Möglichkeit, zu dem bereits bestehenden Datenstrom weitere Informationen wie AGB´s, Marketing-Informationen etc. schnell und einfach hinzuzufügen. Unter welchen Kriterien die zusätzlichen Informationen eingefügt werden, kann durch bestimmte Bedingungen (z.B. durch einen speziellen Text oder spezielle Kundennummern) definiert werden.

Diese Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, gleich mehrere Schritte zusammenzufassen. Eine Lagerung der Beilagen als Vordruck ist nicht mehr erforderlich – sie werden direkt mitgedruckt.

Vorteile des Moduls „Anreicherung“:

  • Flexible Ergänzungen der Daten mit weiteren Informationen
  • Bestimmung festgelegter Bedingungen, welche Daten angereichert werden
  • Lagerung von Vordrucken (z.B. für AGB´s oder sonstige Textbausteine) nicht mehr nötig
Datenaufbereitung

Gestalten Sie Sortierarbeiten von Daten in Ihrem Unternehmen effizienter!

Dokumente aus diversen Systemen und Zugangswegen werden nach Ihren organisatorischen Kriterien sortiert und auf Firma, Abteilung, Sachgebiet oder Empfänger kommissioniert. Fassen Sie dabei einzelne Dateien zu einem Druckjob zusammen oder trennen Sie eine Datei in mehrere Druckdateien.

Ergänzen Sie im Anschluss die Originale mit Zugangsblättern. Zu den von Ihnen angegebenen Terminen werden die Daten schließlich versandt. Dank der Output Management Software BOPS ist eine elektronische Abbildung dieser organisatorischen Prozesse bereits vor dem Druck möglich.

Vorteile der Datenaufbereitung:

  • Zusammenfassen oder Trennen von Dateien bezüglich vordefinierter Regeln
  • Elektronische Abbildung von einzelnen Schritten der Nachverarbeitung
  • Prozessoptimierung durch weniger Arbeitsschritte
  • Sammeln von Dateien bis zu einem bestimmten Zeitpunkt
  • Zusammenführen von Sendungen zu Druckstapeln
  • Elektronisches Sortieren bzw. Sammeln der Dokumente bis zur Ausgabe
Codierung & Markierung

Für Ihre Maschinensteuerung besteht die Möglichkeit der automatischen Generierung

  • eines DataMatrix-Codes (einer der bekanntesten 2D-Codes)   
  • eines OMR- / OCR-Codes (computergestützte Erkennung von Markierungen auf Papier)
  • oder eines linearen Barcodes (optoelektronisch lesbare Schrift, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht)

Die weitere Verarbeitung von Sendungen (Mailings, Transaktionsdruck, Rechnungsdruck, Mahnungsdruck etc.) erfordert für die Maschinensteuerung nicht allzu selten DataMatrix-Codes, OMR-Codes oder lineare Barcodes. Die Software BOPS fasst die unterschiedlichen Informationen als Struktur zusammen und erstellt daraus einen individuellen Code für den Druckjob.

Vorteile der Codierung & Markierung:

  • Automatisches Hinzufügen von OMR-Markierungen, DataMatrix-Codes oder Barcodes
  • Generieren von individuellen Codes
Versand

Versenden Sie Ihre Dokumente analog oder digital!

Mit einer Schnittstelle zwischen der Output Management Software BOPS und Ihrem Dokumenten-Management ist es möglich, ohne Veränderungen am Gesamtprozess den Versand flexibel zu steuern.

Durch die nahtlose Einbindung der elektronischen Frankierung der Deutschen Post AG (DV-Freimachung) können Ihre Dokumente per Brief portooptimiert versandt werden. Alle Vorgaben der Deutschen Post AG werden innerhalb der Bearbeitung mit BOPS und dem Datenaustauschverfahren über AM.exchange erfüllt.

BOPS analysiert für Sie, bei welchen Adressaten eine elektronische Adresse hinterlegt ist und ob sich das Dokument für den E-Versand eignet. Alle geeigneten Daten werden durch BOPS automatisch für den elektronischen Versand (z.B. elektronischer Rechnungsversand) aufbereitet (Einfügen von Betreffzeilen, Ergänzung von Anhängen etc.). Die Auswertung des Rückmeldeprotokolls des jeweiligen Dienstes erfolgt automatisch.

Vorteile des Versands über BOPS:

  • DV-Freimachung wird nahtlos in die Produktion eingebunden
  • Größtmögliche Kosteneinsparung
  • Response-Verarbeitung inklusive
  • Herstellung einer Schnittstelle zwischen konventionellem Versand und elektronischem Versand
Prozesskontrolle

Qualitätssicherung durch einen transparenten Prozess!

Während des Drucks und dem Versand von sensiblen Daten ist eine vollständige, revisionssichere und nachweisbare Dokumentation des Produktionsprozesses unabdingbar.

Sollte ein Nachdruck von einer Sendung, einem Dokument, einer Blattseite oder Datei nötig sein, so wird dies über die Reprint-Funktion abgedeckt. Dieses halbautomatische Verfahren unterstützt die zeitnahe und nachweisbare Fertigung am Produktionsort. Der Prozess und der Status werden mit Zeitstempeln in der Datenbank genauestens protokolliert.

Ist eine automatische Closed-Loop-Steuerung zur lückenlosen Überwachung des Fertigungsprozesses erforderlich, werden mithilfe eines Soll/Ist-Abgleichs die Job- und Sendungsnummer einer kuvertierten Sendung mit den Informationen aus der Produktionsdatenbank verglichen.
Nachdem ein Abgleich zwischen der Soll- und Ist-Liste erfolgt ist, startet direkt im Anschluss die Reproduktion der fehlenden Sendungen.

Vorteile der Prozesskontrolle:

  • Vollständigkeitsprüfung je Prozessschritt (Integrity Check)
  • Ansteuerung für Reprint
  • Mengenerfassung
  • Ermittlung von Leistungsdaten
  • Detaillierte Auftragsdokumentation
Accounting

Erstellen Sie Ihre Abrechnung direkt über BOPS! 

Die Abrechnung der Prozessschritte für Materialverbrauch, Druck, Kuvertierung und Porto erfolgt im BOPS-Modul „Accounting“.

Grundlage für diese Abrechnung sind Artikel, welche zuvor definiert und einer Gruppe zugeordnet worden sind (z.B. Dienstleistungen, Material oder Porto).

Für jeden einzelnen Artikel kann festgelegt werden, wie die entsprechende Menge berechnet wird und welcher Preis einzusetzen ist. Die Angabe einer Abrechnungs-ID im Druckdatenstrom ermöglicht eine vollautomatische, auf verschiedene Einheiten aufgeteilte Abrechnung.

Vorteile des Accountings:

  • Einfache Kostenzuordnung (z.B. nach Kostenstellen)
  • Individuelle Abrechnungsintervalle
  • Überblick der Kosten in unterschiedlichen Zeitintervallen

 

Unsere Ansprechpartner stehen Ihnen telefonisch oder per E-Mail gerne zur Verfügung!

BOPS: Elektronischer Rechnungsversand für NRW – Duisburg, Düsseldorf, Essen, Kamp-Lintfort, Krefeld, Moers, Oberhausen, Wuppertal & Umgebung