BOPS – die optimale Software für Ihren Briefversand

Sie wollen in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten – und das möglichst einfach, sicher und schnell? Dann haben wir für Sie die perfekte Lösung!

Setzen Sie auf unsere Output Management Software BOPS

BOPS ist ein von BIT entwickeltes modulares System, welches den gesamten Prozess des Output Managements abdeckt. Die Aufbereitung Ihrer Datenströme und Personalisierungsdaten wird zentral gesteuert und für die datenbankgestützte Verarbeitung ablaufgerecht vorbereitet. Verschicken Sie Ihre Dokumente übersichtlich und kontrolliert – egal ob digital per E-Mail oder analog mit der Post – ob an Bestands- oder Neukunden.

Mithilfe der Output Management Software BOPS realisieren Sie eine optimierte Produktionssteuerung Ihrer Daten, Druck- und Versandprozesse.

Es ergeben sich mehrere entscheidene Vorteile für Sie

  • Zukunftsorientiertes Arbeiten - durch das Vereinen von digitalem und analogem Versand
  • Hohe Transparenz - durch präzise Nachverfolgung der Verarbeitungsschritte
  • Kostenreduzierung - durch Prozessoptimierung
  • Umfassende Kostenübersicht - für alle Prozessschritte
  • Hohe Sicherheit - durch die Verschlüsselung aller Druckdaten
  • Einfache Handhabung - der Output Management Software, dank einer klar strukturierten Benutzeroberfläche

Eine Software, die Ihren Anforderungen entspricht

Sowie jedes Unternehmen individuell agiert, agieren wir individuell bei der systemgerechten Umsetzung von BOPS. Teilen Sie uns mit, welche Anforderungen Sie an das Output Management haben. Wir unterbreiten Ihnen ein unverbindliches Angebot und zeigen Ihnen, wie Sie in Zukunft mit BOPS bei Ihrem Rechnungsversand erheblich Zeit, Geld und Arbeitsaufwand sparen.

Die Output Management Software BOPS regelt Ihre Prozesse: einfach – schnell – sicher.

Sie möchten noch mehr über die Output Management Software BOPS erfahren? Hier finden Sie eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Module samt ihrer Funktionen.

1. Datenübernahme

Ob AFP-, PCL-, PDF-, XML- oder CSV-Datenformate – so wie Sie arbeiten, arbeitet auch Ihre Produktionslösung.

BOPS übernimmt Ihre Druck- und Adressdaten. Diese spielen Sie manuell oder bei regelmäßigen Produktionen, wie bei Rechnungen, Mahnungen oder Entgeltscheinen, automatisch ein.

Ihre Vorteile:

  • Automatisierte Übernahme von Druck- und Adressdaten
  • Individuelle Schnittstelle zwischen BOPS und Ihrem System
  • Mehrere Datenformate für den Dateneingang möglich
2. Datenanalyse

Der generierte Druckdatenstrom wird für die nachstehende Verarbeitung zunächst analysiert. Dabei erfolgt die Sortierung der Daten nach der gewünschten Reihenfolge und Darstellung. Ungewünschte Informationen, wie beispielsweise die Ansteuerung eines Papierschachtes, können mithilfe der Output Management Software BOPS automatisch entfernt werden.

Weitere Funktionen der Analyse:

  • Aufbereitung der Daten bezüglich Reihenfolge und Darstellung
  • Entfernung von ungewünschten Steuerbefehlen
3. Datenaufbereitung

Gestalten Sie Sortierarbeiten von Daten in Ihrem Unternehmen effizienter!

Ihre Daten werden anhand verschiedenster Kriterien aufbereitet, sortiert, gebündelt, gesplittet und für die Ausgabe vorbereitet.

Fassen Sie dabei einzelne Dateien zu einem Druckjob zusammen oder trennen Sie eine Datei in mehrere Druckdateien. Zudem können Sie Ihre Dokumente zum Beispiel nach bestimmten Kundennummer, Adressen oder Texten aussteuern.

Weitere Funktionen der Datenaufbereitung:

  • Elektronische Abbildung von einzelnen Schritten der Nachverarbeitung mithilfe der Output Management Software BOPS
  • Prozessoptimierung durch weniger Arbeitsschritte
  • Zusammenführen von Sendungen zu Druckstapeln
  • Elektronisches Sortieren bzw. Sammeln der Dokumente bis zur Ausgabe (Sammelverarbeitung)
4. Anreicherung

Dokumente werden zusätzliche Bestandteile wie zum Beispiel AGB, Flyer, Antwortschreiben oder auch Codes beigefügt.

Mithilfe dieses Moduls bestimmen Sie nach welchen Kriterien welche Beilagen zu Ihrem Anschreiben hinzugefügt werden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen gezielt auf Ihre Kunden einzugehen. Nutzen Sie Ihre Kundensegmente, sortiert nach Alter, Geschlecht oder Region und legen Sie für jedes Segment individuelle Beileger an.

Für das Weiterverarbeiten von Sendungen erfordert die Maschinensteuerung das Aufdrucken von Markierungen und Codes. BOPS generiert notwendige Informationen in

  • DataMatrix-Codes (einer der bekanntesten 2D-Codes)
  • OMR- / OCR-Codes (computergestützte Erkennung von Markierungen auf Papier)
  • lineare Barcodes (optoelektronisch lesbare Schrift, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht)

Ihre Vorteile:

  • Beifügen von beliebigen Beileger wie Flyern, Antwortkuverts, …
  • Personalisiertes Kuvertieren durch das Zusammenführen von verschiedenen Briefbestandteilen
  • Maschinensteuern durch vorgedruckte Codes
5. Ausgabe

Erzeugung der Daten für Druck und/oder E-Mailversand.

Eine eingerichtete Schnittstelle zwischen Ihrer Produktion und BOPS ermöglicht eine lückenlose Ausgabe der Dateien, die Sie zuvor mit BOPS analysiert und aufbereitet haben. Ihre Druckerei / Lettershop beginnt anschließend mit der Erzeugung Ihrer Sendungen.

Ihre Vorteile:

  • Vorgefertigte Schnittstelle zwischen Ihrer Produktion und BOPS
  • Lückenlose Übergabe der Druckdaten an die Produktion
6. Versand

Digital oder doch lieber analog? – Sie bestimmen!

Mit einer Schnittstelle zwischen der Output Management Software BOPS und Ihrem Dokumenten-Management ist es möglich, ohne Veränderungen im Gesamtprozess die Ausgabe flexibel zu steuern. Eine Ausgabe kann sowohl auf dem klassisch analogen Weg stattfinden als auch auf dem digitalen Weg mit dem E-Mailversand.

Durch die nahtlose Einbindung der elektronischen Frankierung der Deutschen Post AG (DV-Freimachung) können Ihre Dokumente per Brief portooptimiert versandt werden. Alle Vorgaben der Deutschen Post AG werden innerhalb der Bearbeitung mit BOPS und dem Datenaustauschverfahren über AM.exchange erfüllt.

Weitere Vorteile der Ausgabe:

  • DV-Freimachung wird durch die Output Management Software BOPS nahtlos in die Produktion eingebunden
  • Größtmögliche Kosteneinsparung
  • Response-Verarbeitung inklusive
  • Herstellung einer Schnittstelle zwischen konventionellem Versand und elektronischem Versand
7. Prozesskontrolle

Qualitätssicherung durch einen transparenten Prozess!

Verarbeitung von Dokumenten mit sensiblen Daten, erfordert revisionssichere und nachweisbare Dokumentprozesse. An dieser Stelle kommt zum Beispiel das Closed Loop-Verfahren ins Spiel. Dieses garantiert eine lückenlose Überwachung des Fertigungsprozesses und ermöglicht kamerabasierte Soll/Ist-Vergleiche.

Weitere Funktionen der Prozesskontrolle:

  • Vollständigkeitsprüfung je Prozessschritt (Integrity Check)
  • Ansteuerung für Reprint
  • Mengenerfassung
  • Ermittlung von Leistungsdaten
  • Detaillierte Auftragsdokumentation
8. Accounting

Erstellen Sie Ihre Abrechnung direkt über die Output Management Software BOPS!

Grundlage für diese Abrechnung sind Artikel, welche zuvor definiert und einer Gruppe zugeordnet worden sind (z.B. Dienstleistungen, Material oder Porto). Für jeden einzelnen Artikel kann festgelegt werden, wie die entsprechende Menge berechnet wird und welcher Preis einzusetzen ist. Die Angabe einer Abrechnungs-ID im Druckdatenstrom ermöglicht eine vollautomatische, auf verschiedene Einheiten aufgeteilte Abrechnung.

Vorteile des Accountings:

  • Einfache Kostenzuordnung (z.B. nach Kostenstellen)
  • Individuelle Abrechnungsintervalle
  • Überblick der Kosten in unterschiedlichen Zeitintervallen
9. Automatisches Löschen

Mithilfe des neuen Moduls „Automatisches Löschen“ sichern sich BOPS-User nun auch rechtlich ab. Nach Implementierung dieses Moduls wird ein Oberflächentool zur Verfügung stehen, über welches der Zeitraum der Datenspeicherung bestimmt werden kann. Nach Abschluss eines Jobs werden personenbezogene Daten somit automatisch gelöscht.

Vorteile des automatischen Löschens

  • Erfüllung der Anforderung der neuen DSGVO
  • Schonung Ihrer Datenbank-Kapazitäten

*Modul ab den 1. Dezember 2019 verfügbar

 

Sie haben Fragen zu unserer Output Management Software BOPS?
Unsere Ansprechpartner stehen Ihnen telefonisch oder per E-Mail gerne zur Verfügung!

 

BOPS: Output Management Software, elektronischer Rechnungsversand für NRW – Duisburg, Düsseldorf, Essen, Kamp-Lintfort, Krefeld, Moers, Oberhausen, Wuppertal & Umgebung