Mitarbeiterschulung für unsere Output Management Software BOPS

BOPS entwickelt sich immer weiter – Wir halten unsere Mitarbeiter auf dem neusten Stand

BOPS ist eine umfangreiche Output Management Software, welche den gesamten Prozess von der Dokumentverarbeitung über den Druck bis hin zum Versand umfasst. Prozessverbesserungen, Kundenfeedback und technische Neuerungen, wie zum Beispiel die Einführung der Frankier-ID der Deutschen Post AG letzten Jahres, veranlassen die ständige Weiterentwicklung einer solchen Software.

Um auch unseren Mitarbeiter stets einen Überblick über die Funktionen und Neuerungen von BOPS zu gewährleisten, führen wir interne Schulungen durch.

Herr Christoph Lönz gehört seit 2017 zum Team der BIT und kümmert sich täglich um die Programmierung und Funktionalität unserer Kuvertiermaschinen. Er beantwortete uns einige Fragen zur mitarbeiterinternen Schulung und berichtete über seine ersten detaillierten Erfahrungen, die er mit der Output Management Software BOPS machen durfte.

Herr Lönz, Sie besuchten mit Ihren Kollegen am 5. Juni 2018 eine Schulung zum Thema BOPS. Können Sie uns kurz die wichtigsten Thematiken benennen, die in der Schulung behandelt wurden?

  • „Ja, gerne. Im Groben und Ganzen haben wir die Grundlagen behandelt. Sprich, wie Datenströme von Kunden in BOPS eingehen und wie man die entsprechenden Aufträge und Jobs dazu anlegt. Zudem wurden uns Möglichkeiten der Analyse und Aufbereitung von Adress- und Druckdaten gezeigt. Zum Schluss noch wie man den kompletten Prozess kontrollieren kann inkl. dessen Accounting. Es wurden halt die typischen BOPS-Module herangezogen.“

Das klingt nach einem großen Informationsspektrum, das Sie und Ihre Kollegen da vermittelt bekommen haben. Wieviel Zeit nahm diese Schulung denn in Anspruch?

  • „Für die Schulung war ein kompletter Arbeitstag angesetzt, also acht Stunden exklusive 45 min. Mittagspause. Klingt sehr lang, aber man muss dazu sagen, dass unsere BOPS-Trainerin aus dem Support-Team spezifisch auf Fragen der Mitarbeiter eingegangen ist und sie großen Wert auf ein sauberes Verständnis der Themen gelegt hat.“

Haben Sie BOPS nur in der Theorie erklärt bekommen, oder gab es auch reale Fallbeispiele?

  • „Teils, teils. Natürlich mussten wir immer erst etwas Theorie an die Hand bekommen, um zu wissen, worum es geht. Uns standen Schulungsrechner zur Verfügung über die wir dann zum Beispiel Jobs anlegen und bearbeiten konnten.“

Haben Sie alles so weit verstanden, dass Sie die Software nun problemlos anwenden könnten?

  • „Die Formulierung „problemlos anwenden“ ist hier sehr weit gefasst. BOPS ist in seinen Bereichen verschieden. So arbeitet das Pre-Processing detailliert mit dem Dateneingang und der Dokumentenverarbeitung, während die Maschinenführer schwerpunktmäßig mit dem integrierten Closed-Loop-Verfahren in BOPS arbeiten. Da aber keine Programmierkenntnisse oder Ähnliches zur Erlernung des Programms notwendig sind, kann sich jeder schnell in die einzelnen Funktionen von BOPS einarbeiten. Übung macht hier den Meister“

Was ist aus Ihrer Sicht denn das Besondere an BOPS?

  • „Mich persönlich fasziniert es, wie weit man mit dem Programm in die Tiefe eines Auftrags steigen und wie detailliert man Einstellungen vornehmen kann, um wirklich individuelle Jobs bzw. in dem Fall Kundenwünsche zu erfüllen. Allein bei der Datenübernahme kann z.B. schon separiert werden, wie Grafiken/Logos angeordnet werden, welche Fonts genutzt werden sollen oder welche Druckformate angesteuert werden müssen. Nach den ersten Einstellungen können Jobs bereits automatisiert und ohne großen Aufwand ablaufen.“

Ihre Aufgabe im Unternehmen besteht hauptsächlich darin, die Kuvertiermaschinen im Lettershop in Takt zu halten – Also kommen Sie mit der Software BOPS nicht viel in Berührung oder?

  • „Nein, viel nicht. Aber dennoch sollte ich als Techniker und Mitarbeiter der BIT wissen, was hinter den Produkten und Dienstleistungen meiner Firma steckt. Immerhin ist BOPS auch mit den Kuvertiermaschinen vernetzt und ein bisschen Know-how kann doch nie schaden oder.“

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